THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
- Văn phòng đại diện là gì? Khi nào cần thành lập?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền để thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu, giao dịch, nghiên cứu thị trường nhưng không trực tiếp kinh doanh hoặc tạo ra doanh thu.
Cần thành lập văn phòng đại diện khi:
- Muốn mở rộng sự hiện diện của doanh nghiệp tại địa phương khác mà không cần thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp.
- Cần địa điểm để thực hiện các công việc hành chính, liên lạc, hỗ trợ khách hàng hoặc đối tác.
- Muốn xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và tiếp cận thị trường mới mà không chịu nhiều nghĩa vụ về thuế như chi nhánh.
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định).
- Quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp (nếu công ty thuộc loại hình TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực).
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
- Quy trình thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Nơi nộp: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.
- Cách thức nộp: Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Thời gian xử lý: 7- 10 ngày làm việc.
- Nghĩa vụ sau khi thành lập văn phòng đại diện
- Đăng ký thuế:
- Văn phòng đại diện không hoạt động kinh doanh nên không cần nộp thuế giá trị gia tăng.
- Tuy nhiên, phải nộp lệ phí môn bài hàng năm (tối đa 1.000.000 VNĐ).
- Thông báo hoạt động:
- Văn phòng đại diện cần công khai thông tin liên quan đến hoạt động, địa điểm, người đứng đầu.
- Nếu có thay đổi về thông tin, doanh nghiệp phải thông báo trong vòng 10 ngày làm việc.
- Tuân thủ quy định về ngành nghề:
- Nếu hoạt động trong ngành nghề có điều kiện (như xuất khẩu lao động, giáo dục), văn phòng đại diện cần đáp ứng các giấy phép bổ sung.
- Lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện
- Chức năng hạn chế: Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng kinh doanh hoặc phát hành hóa đơn.
- Địa chỉ hợp pháp: Địa điểm đặt văn phòng phải rõ ràng, không thuộc khu vực cấm hoặc không đủ điều kiện hoạt động.
- Người đứng đầu: Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của văn phòng đại diện, cần có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
Kết luận
Thành lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược để doanh nghiệp mở rộng thương hiệu và tiếp cận thị trường mới. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo quá trình hoạt động hợp pháp và hiệu quả.
Mọi khó khăn, vướng mắc Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số HOTLINE 036.747.6668 hoặc gửi Email: luatvanxuan@gmail.com để được giải đáp nhanh nhất.
